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persönliche Assistenz der GF (m/w/d) - Job Schiffweiler, Remote work - Karriere bei ASMC

persönliche Assistenz der GF (m/w/d)

Ziel der Position

Die Personal Assistent unterstützt zwei Vorgesetzte in allen administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben, um eine effiziente und reibungslose Abwicklung der täglichen Tätigkeiten sicherzustellen. Sie/Er fungiert als vertrauenswürdige/r Ansprechpartner/in, Koordinator/in und Unterstützer/in. 

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

1. Administrative Unterstützung: 

  1. Verwaltung von Terminkalendern, Terminplanung und -koordination. 
  2. Organisation von Meetings, Videokonferenzen und Geschäftsreisen. 
  3. Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Berichten. 
  4. Bearbeitung von Korrespondenzen (E-Mails, Briefe, Telefonate) in deutscher und ggf. englischer Sprache. 

2. Organisation und Management: 

  1. Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Projekten. 
  2. Koordination und Priorisierung von Aufgaben, um Fristen einzuhalten. 
  3. Verwaltung vertraulicher und sensibler Informationen. 
  4. Schnittstellenmanagement zu internen und externen Ansprechpartnern. 

3. Strategische Unterstützung: 

  1. Unterstützung bei der Erstellung und Umsetzung von Strategien und Zielen. 
  2. Durchführung von Recherchen und Analysen zur Entscheidungsfindung. 
  3. Vorbereitung und Nachverfolgung von Projekten. 

4. Persönliche Unterstützung: 

  1. Organisation persönlicher Angelegenheiten der Vorgesetzten (z. B. private Termine, Reiseplanung). 

Anforderungen

1. Fachliche Qualifikationen: 

  1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation. 
  2. Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. 
  3. Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. 
     

2. Fachliche Kompetenzen: 

  1. Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook). 
  2. Erfahrung im Projekt- und Zeitmanagement. 
  3. Kenntnisse in der Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen. 
     

3. Persönliche Kompetenzen: 

  1. Hohe Diskretion und Vertraulichkeit. 
  2. Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise. 
  3. Organisationstalent und Flexibilität. 
  4. Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und souveränes Auftreten. 
  5. Belastbarkeit und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten. 

Arbeitszeit und Vergütung

  1. Teilzeit, flexible Arbeitszeiten nach Absprache. 
  2. Attraktives Gehaltspaket inkl. Zusatzleistungen 

 

Warum bei uns arbeiten? 

  1. Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit. 
  2. Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. 
  3. Modernes Arbeitsumfeld und ein unterstützendes Team. 

Was macht diesen Job besonders? 

Der Tagesablauf in dieser Position ist abwechslungsreich und dynamisch. Kein Tag gleicht dem anderen, da sich die Prioritäten an den Bedürfnissen des Vorgesetzten und der Unternehmenslage orientieren. Die Mischung aus administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben bietet eine spannende Herausforderung für Bewerber:innen mit einem Faible für Struktur und Flexibilität. 

Ein typischer Arbeitstag als Personal Assistant (PA)

Tagesplanung: 

Überprüfung des Kalenders und der Termine des Tages. 
Abstimmung mit dem Vorgesetzten über Prioritäten und spontane Änderungen. 
Beantwortung von E-Mails, Weiterleitung wichtiger Anfragen und erste Bearbeitung von Aufgaben. 
Vorbereitung von Unterlagen für Meetings, Präsentationen oder andere Termine. 
 

Organisation von Meetings: 

Sicherstellen, dass alle Teilnehmer:innen über die Details informiert sind. 
Überprüfung von Technik (z. B. Videokonferenztools) und Räumlichkeiten. 
Bei Bedarf: Erstellen und Versenden von Meeting-Agenden 
 

Koordination und Problemlösung: 

Abstimmung mit internen Teams oder externen Partner:innen über laufende Projekte. 
Bearbeitung von kurzfristigen Anfragen (z. B. Terminverschiebungen, Reiseänderungen). 
Vorbereitung von Dokumenten oder Berichten für den nächsten Tag. 
 

Reiseplanung und Organisation: 

Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) und Zusammenstellung aller Reisedokumente. 
Einholen notwendiger Informationen (z. B. Visa, Meetingorte, lokale Kontakte). 
 

Projektunterstützung: 

Recherchen und Analysen zu Themen, die der Vorgesetzte benötigt. 
Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen oder Berichten. 
Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines bei laufenden Projekten. 
 

Persönliche Assistenz: 

Organisation privater Termine oder Aufgaben, wie z. B. Besorgungen oder Einladungen. 
Koordination mit Dienstleister:innen, falls erforderlich. 
 

Tagesabschluss: 

Rückblick auf die Tagesziele und Abgleich, ob alle wichtigen Aufgaben erledigt wurden. 
Vorbereitung des Kalenders für den nächsten Tag, inklusive Erstellung einer Übersicht. 
Abschluss von Korrespondenzen und Weitergabe von offenen Punkten an relevante Personen.